Her er en demovideo, som viser, hvordan du oprette en kontrakt:
Generelle oplysninger
Kontraktnavn*: Navnet på kontrakten. F.eks. ”Rengøringsservice kontrakt”.
Virksomhedsnavn*: Vælg den anden part i kontraktenfra listen- det firma, som kontrakten er foretaget med.Du kanogsåoprette et nyt firma ved at klikke på 
Status*: Vælg mellem følgende statusser: Udkast, afventende, aktiv, afsluttet og arkiveret. Ved at ændre status på en kontrakt kan du administrere hele kontraktens livscyklus i Contractpedia.
Kategori: Vælg en kategori fra rullelisten eller opret en ny kategori ved at klikke på . Du kan ændre eller slette kategorier fra Burgermenu > Kategorier.
Kontraktnummer: Nogle kontrakter har et nummer. Indtast det her.
Tilknytninger
Ansvarlig person*: Dette er den person, som er ansvarlig for at styre, gennemgå og tage sig af kontrakten. Du kan enten vælge en ansvarlig person fra listen eller oprette en ny ved at klikke på Hvis du ønsker, at Contractpedia skal oprette automatisk opdatering og underrette personen, når en kontrakt udløber, skal den ansvarlige for kontrakten være en bruger af Contractpedia. Sørg for at forbinde personens post til deres Contractpedia brugerkonto. Du kan lære at gøre dette herfra.
Sted*: Placeringen i din virksomhed, som kontrakten tilhører. For eksempel "London Office", "24 High Street" eller "Bygning A". Hvis du kun har en placering i virksomheden, kan du blot oprette en placering kaldet "Virksomhedens hovedkontor". Du kan enten vælge et sted på listen eller oprette et nyt ved at klikke på
Afdeling: Den afdeling, som kontrakten tilhører. For eksempel "Administration", "Salg" eller "Finansiering".
Tilknyttet aktiver: Du kan linke aktiver til denne kontrakt. Hvis du for eksempel gemmer en serviceaftale for en kopimaskine, kan du oprette aktivet i Contractpedia og forbinde det til denne kontrakt. Du kan også knytte flere aktiver til den samme kontrakt. For eksempel kan en kontrakt med en mobilnetværksoperatør have 20 SIM-kort, som du kan oprette som individuelle aktiver og derefter forbinde dem til en leverandørkontrakt.
Datoer og perioder
Startdato*: Vælg hvornår kontrakten starter.
Udløbstype*: "Bindingsperiode" betyder, at kontrakten har en fastlagt periode, for eksempel 1 år eller 24 måneder. "Ingen bindingsperiode" betyder, at kontrakten løber, indtil den afsluttes. Dette kan være en kontrakt, der faktureres måned til måned og kunden kan opsige det ved at informere.
Kontraktperiode*: Hvis du vælger “Bindingsperiode”, kan du skrive perioden på kontrakten her. F.eks. 1 år eller 24 måneder.
Slutdato*: Her kan du skrive slutdatoen på kontrakten.
Automatisk forlængelse: Mange kontrakter har en automatisk forlængelsesklausul. Det betyder, at hvis kontrakten ikke opsiges på en bestemt dato, vil den automatisk blive forlænget i en bestemt periode. F.eks., hvis en leverandørkontrakt med en automatisk forlængelsesklausul løber i 24 måneder, og kunden ikke meddeler til tiden, at han ønsker at opsige kontrakten, vil den automatisk blive forlænget for en ny periode. F.eks. i yderligere 24 måneder.
Den automatiske forlængelsesperiode er den periode, hvor kontrakten vil blive forlænget, hvis den ikke opsiges inden en bestemt dato. I mange tilfælde er forlængelsesperioden den samme som den oprindelige kontraktperiode - hvilket betyder, at hvis en kontrakt oprindeligt løber i 24 måneder, vil den automatisk blive fornyet i yderligere 24 måneder.
Opsigelsesvarsel: Et opsigelsesvarsel er den formelle opsigelse af kontraktens afslutning. Det kan f.eks. være 3 måneder. I mange tilfælde betyder det, at hvis kunden ikke underretter leverandøren skriftligt 3 måneder før slutdatoen for kontrakten, vil den automatisk blive fornyet for en ny periode.
Begrænsning på forlængelse: I nogle tilfælde kan en kontrakt have et maksimalt antal forlængelser. Dette betyder, at kontrakten ikke kan forlænges mere end X gange. For eksempel, hvis du indtaster 0 vil kontrakten ikke blive forlænget, hvis du indtaster 1 vil kontrakten blive forlænget en gang og hvis du indtaster 2 vil kontrakten fornyes to gange.
Opsagt: Hvis kontrakten er ved at blive opsagt, skal disse oplysninger udfyldes. Marker afkrydsningsfeltet ud for "Opsagt", og vælg "Faktisk ophørsdato" (den dato, hvor kontrakten opsiges ved at sende en opsigelsesmeddelelse) og "Faktisk udløbsdato" (den dato, hvor kontrakten udløber).
Finansiel information
Type*: Vælg, om kontrakten er relateret til indbetaling af penge (udgift), modtage penge (indtægt) eller ingen af disse to (ikke monetær). Normalt er en kontrakt indgået med en leverandør en udgift, og en kontrakt, der er indgået med en kunde, er indtægt. Nogle kontrakter har ikke en monetær værdi, såsom aftaler om ikke-videregivelse og databehandlingsaftaler.
Betalingsnavn: Indtast navnet på betalingen, for eksempel “Hovedkontraktbetaling”, “Original betaling”, “Opstartsbetaling”, osv. Klik på 
for at tilføje en anden betaling.
Beløb: Vælg hvor meget gebyret er, indtast 1000, hvis betalingen er 1.000 kr., hver måned.
Periode og periodetype: Vælg gentagelse af betalingen. For eksempel, hvis det betales hver måned, skal du skrive 1 og derefter vælge "Måned". Hvis det er en engangsbetaling, skal du blot vælge "En gang".
Første betalingsdato: Valgfrit. Du kan angive den første faktureringsdato for betalingen. Ellers er den første første faktureringsdato kontraktens startdato.
Sidste betalingsdato: Valgfrit. Du kan vælge den sidste faktureringsdato for betalingen.
Hvis din sidste betaling er efter kontraktperiodens udløb, skal du indtaste en faktureringssluttedato for den sidste betaling. På den måde vil betalingen blive inkluderet og beregnet i udgifter (eller indkomst) og resterende forpligtelse, selvom den ligger uden for kontraktperioden. Ellers slutter betalingerne, når kontrakten udløber.
Estimeret værdi: Marker afkrydsningsfeltet, hvis betalingen har en anslået (omtrentlig) værdi. F.eks., hvis en softwareleverandør debiterer dig 100 kr. pr. bruger hver måned, og brugernummeret varierer mellem 8 og 12. Derefter vil du se gebyrets anslåede værdi andre steder i Contractpedia.
Indeksering: Indekseringen af en kontrakt er en periodisk justering af de priser, der er betalt for kontrakten. Dette er et informationsfelt, og det påvirker ikke beregningerne.
Betalingsbetingelser: Indtast, hvornår og efter hvilken metode betalinger skal foretages. F.eks.: Kontant ved levering, hver 8. dag eller hver 30. dag., eller hvis betalingen skal foretages inden for 10 dage fra fakturering, osv.
Filer
Vedhæftede filer: Du kan vedhæfte kontraktdokumenter fra din lokale computer. Bare træk og slip filer eller klik på knappen for at gennemse filer og uploade dem.
Eksterne links: Du kan indsætte links til kontraktsdokumenter eller mapper, der er gemt på cloud-lagringssteder eller på din lokale server. Tryk på Enter for at tilføje link.
To-do
Opret automatisk to-dos: Når du opretter en kontrakt med en bingingsperiode og vælger opsigelsesvarsel, vil Contractpedia bestemme datoen for hvornår en opsigelsesvarsel skal sendes (for at annullere kontrakter og undgå automatisk fornyelse). Hvis afkrydsningsfeltet er krydset af, bliver to-do’s automatisk oprettet 3 måneder før denne dato, for at hjælpe dig med at have kontrol over automatiske fornyelser.
Hvis afkrydsningsfeltet ikke er krydset af for kontrakter med bingingsperiode, vil Contractpedia ikke oprette automatiske to-do’s når kontrakten er ved at udløbe, og du vil ikke modtage automatiske to-do e-mailnotifikationer.
Læs mere om automatiske to-do’s for udløbne kontrakter her: Hvad er Contractpedia to-dos?
Tildelt til*: Den person som er ansvarlig.
Kategori*: Der er fire standard to-do kategorier: Aftaler der udløber, Bortkomne aftaler, Aftaler til gennemsyn og Genforhandle aftaler. Vælg den relevante kategori fra listen eller opret en ny.
Prioritet*: Vælg “høj”, “medium” eller ”lav”.
Forfaldsdato: Den dato to-do’en skal være løst/set på.
Kommentarer: Du kan tilføje kommentarer til to-do’en.
Kommentarer
Kommentarboks: Tilføj kommentarer til denne kontrakt i tekstfeltet herunder.
Kommentarwidget: Uanset hvor du befinder dig i formularen til kontraktredigering, kan du klikke på ikonet Kommentarwidget og indtaste ekstra kommentarer. De gemmes i feltet Kommentarer.